Home

Beralih ke paperless office tidak harus rumit. Panduan ini akan memandu Anda langkah demi langkah dengan tools yang mudah digunakan, bahkan untuk pemula.

Tools yang Akan Digunakan:

1. Google Drive (Penyimpanan Cloud)

2. Adobe Scan (OCR & Pemindai Dokumen)

3. DocuSign (Tanda Tangan Digital)

4. Trello/Notion (Manajemen Dokumen Proyek)

📌 Langkah 1: Persiapan Awal

1.1. Audit Dokumen Fisik

• Apa yang perlu dilakukan:

  • Kumpulkan semua dokumen fisik (surat, laporan, arsip) yang sering digunakan.

  • Pilah berdasarkan:

    • Prioritas tinggi (sering diakses, misal: surat keluar-masuk).

    • Prioritas rendah (arsip lama).

📌 Langkah 2: Digitalisasi Dokumen

2.1. Scan Dokumen dengan Adobe Scan (Mobile/Web)

• Cara melakukan:

  1. Buka Adobe Scan di smartphone.

  2. Arahkan kamera ke dokumen, lalu tekan tombol capture.

  3. Atur crop dan simpan sebagai PDF atau gambar.

2.2. Unggah ke Google Drive

• Struktur folder contoh:

  📁 Paperless Office  
  ├── 📁 Surat Masuk  
  ├── 📁 Surat Keluar  
  ├── 📁 Arsip 2023  
  └── 📁 Proyek Kampus  

📌 Langkah 3: Gunakan Tanda Tangan Digital

3.1. Membuat Tanda Tangan di DocuSign

1. Buka DocuSign.

2. Pilih "Sign a Document" → Upload file PDF.

3. Drag & drop field signature dan date.

📌 Langkah 4: Manajemen Dokumen dengan Trello/Notion

4.1. Buat Board Trello untuk Tracking Dokumen

• Contoh kolom:

  • "To-Do" (Dokumen belum diproses).

  • "In Progress" (Sedang ditandatangani/direview).

  • "Done" (Selesai).

📌 Langkah 5: Otomatisasi dengan Zapier (Opsional)

5.1. Hubungkan Google Drive ke Slack/Email

• Contoh automasi:

  • Jika file baru diupload ke Google Drive → Kirim notifikasi ke Slack.

  • Jika surat keluar ditandatangani → Auto-email ke penerima.

📌 Langkah 6: Sosialisasi & Pelatihan

6.1. Workshop untuk Tim

• Materi yang bisa diajarkan:

  1. Cara menggunakan Google Drive untuk kolaborasi.

  2. Praktik scan dokumen pakai Adobe Scan.

  3. Simulasi tanda tangan digital di DocuSign.

📌 Tips Mempertahankan Paperless Office

✅ Rutin backup data (gunakan Google Drive + hard eksternal).
✅ Hindari cetak dokumen kecuali darurat.
✅ Gunakan tools seperti Evernote untuk catatan meeting digital.